La importancia de documentar lo procesos en tu empresa

La comunicación organizacional es un factor que facilita que la gestión empresarial se lleve a cabo con éxito; el buen manejo puede hacer perdurar a la organización. 

Asimismo, la documentación de procesos de negocios básicamente provee una explicación formal y una guía de cómo funciona el negocio, incluyendo una ayuda de cómo completar las tareas necesarias para alcanzar los objetivos de la organización. 

Existen empresas que aplican métodos para la simplificación del lenguaje o la mejora en la parte gráfica de la comunicación, desarrollan ofertas de cómo mejorar contenidos, estructura, lenguaje, optimización en la presentación de negocios e informes, correo electrónico y en los manuales; todo esto como un conjunto de la normatividad de políticas de una organización. 

¿Qué tan carentes somos de métricas en México? 

Al día de hoy para empresas pequeñas y medianas todavía hay carencia en las métricas, porque implica tener asignados los recursos de estar midiendo y estar evaluando, sobre todo cuando son empresas familiares, que difícilmente separan el afecto y la rentabilidad, en ocasiones los dueños la ven como una extensión familiar y caen en la desorganización. Muchas empresas familiares se suman por temas de confianza, pero no existen procesos y mientras no tengan los procesos documentados no va a dejar de ser una empresa familiar, donde habrá un líder que tiene los modos y las disposiciones viscerales que afectan la comunicación. 

Es necesario poner las reglas del juego desde el principio, cómo funciona el negocio, qué tiene que hacer cada persona, cómo se debe hacer en términos de tareas, de responsabilidades, que todo esté por escrito, fomentar en los colaboradores que los procesos son las reglas que están establecidas y eso permitirá el mejor desempeño y funcionamiento en la organización

Para iniciar, documenta lo que consideres prioridad, define un modelo de documentación con los procesos que los gestionan. Por dónde empezar, qué es lo más importante, quién usa la información, que tiene que estar primero, se debe pensar en todo esto cuando vas a comenzar con un proyecto de documentación de procesos. 

Mi recomendación es hacer un esquema, extraer el conocimiento y diseñar con mapas, diagramas, etc. Qué lenguaje, estructura, contenidos debes usar, diseñar, documentar, capacitar y medir indicadores, que los contenidos estén alineados en la etapa de capacitación y de ahí te lleve a implementar, que las herramientas de la parte estratégica estén en números y no en función de emociones

Contar con una vigencia y estructura que te permita con el tiempo poder actualizar e identificar cuál es la información relevante que debe saber la gente y diseñar los modelos de documentación como un proceso más de tu negocio. 

ISO 9000 es una familia de normas, reconocidas internacionalmente, relacionadas con los sistemas de gestión de la calidad, elaboradas por el Organismo Internacional de Estandarización, más conocido como ISO. Para resolver procesos en la parte de la comunicación contar con ISO es una maravilla, contiene métodos, formas y normas de cómo hacer las cosas bien y consistentes, sin embargo, se considera que un problema de ISO en cuanto a comunicación, es que son escritos en una estructura muy complicada, basada en los procesos del negocio y en un lenguaje establecido en la experiencia técnica de los expertos que realizan los manuales, que en la gente que los va a usar. 

Sin embargo, contar con procesos bien establecidos en todas las áreas de la empresa se debe convertir en un requisito para los dueños, sobre todo en las áreas de mayor riesgo, las independientes, la parte productiva, de servicio, atención al cliente; necesariamente tienen que contar con procedimientos de negocio y que sean muy claros

Se debe documentar todo en tu empresa, los procesos no juegan por sí solos, los procesos tú los diseñas porque tu empresa es un sistema dentro del cual hay métodos de negocios, reglas, gente y todo debe funcionar, por lo que es necesario tener el mapa de ese sistema muy claro en todas las diferentes áreas y hacerlo a manera de cubrir las necesidades. 

En el área de venta se deben tener alineados todos los procesos, suele pasar que el vendedor se preocupa más por vender y cerrar un contrato, sin antes cumplir las normas. Si definimos los procesos desde el principio, con bases controladas, estructuradas y sólidas, nuestro riesgo es mínimo de un evento que perjudique a la organización. 

A futuro, la comunicación y documentación de procesos en una organización permitirá que la empresa funcione sin ti, no olvides que el sistema incluye a las personas. La regla de oro es, que la información es para la gente.

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